Las empresas de transporte deben tener sus credenciales básicas, incluidas las autoridades operativas, los documentos fiscales, los títulos y los registros, en orden para mantener sus camiones en cumplimiento y generar ingresos.
Si bien mantener estas credenciales puede parecer simple, la naturaleza compleja de la industria de la logística puede socavar los esfuerzos de un transportista por mantenerse en regla. Con tantos programas, cambios regulatorios esporádicos, numerosas agencias involucradas y plazos para la presentación de solicitudes distribuidos a lo largo del año, mantener credenciales activas para toda una flota puede resultar abrumador.
A diferencia de otras regulaciones, no existe un período de gracia para las credenciales básicas. Los camiones en la carretera deben tener credenciales válidas y activas bajo múltiples programas estatales y federales.
Autoridad operativa
Las empresas deben poseer diferentes tipos de autoridades operativas según los servicios que ofrecen. Por ejemplo, un transportista de bienes, un transportista de pasajeros y un corredor de carga tendrían los tres diferentes autoridades.
Esto también significa que las organizaciones que brindan múltiples ofertas de servicios pueden necesitar adquirir múltiples autoridades operativas. Esto puede ser confuso y causar demoras temporales en el servicio para las empresas que no están bien informadas sobre las reglas.
“Planifique con anticipación para esto. Por lo general, la FMCSA tarda muchas semanas en emitir su autorización, y no puede proporcionar esos servicios hasta que su autorización esté vigente”, dijo Corrina Peterson, editora de transporte en J. J. Keller & Associates, Inc.
Si bien todos los transportistas que participan en el comercio interestatal deben tener una autorización, algunos estados también requieren autorizaciones para el comercio intraestatal. Esto significa que los transportistas deben conocer las regulaciones federales y estatales para garantizar el cumplimiento.
Además, los requisitos de registro no cesan cuando se emiten las autorizaciones operativas. Una vez que las empresas han adquirido las autorizaciones operativas adecuadas, deben renovar su número USDOT al menos cada dos años a través del formulario MCS-150 de la FMCSA. Este formulario es esencialmente un informe de identificación del transportista.
Las consecuencias de no presentar el MCS-150 pueden ser graves, desde multas significativas hasta la desactivación del número USDOT. Debido a esto, la mayoría de los transportistas establecidos conocen bien la importancia de completar este formulario.
Sin embargo, se espera que la FMCSA realice varios cambios en 2025. Uno de ellos podría ser la eliminación del MCS-150. Si esto sucede, será esencial que los transportistas se mantengan informados sobre lo que viene a continuación.
“Estar al tanto de los cambios del programa es fundamental para el cumplimiento. Los formularios MCS-150 pueden dejar de usarse en 2025, siempre y cuando se implemente un nuevo proceso en línea”, dijo Peterson.
Impuestos
Los impuestos son otro factor importante que deben tener en cuenta los transportistas para cumplir con las normas y mantener sus vehículos en circulación. Los impuestos sobre el combustible, en particular, pueden resultar confusos para los transportistas, especialmente para aquellos que recién ingresan al mercado.
El Acuerdo Internacional sobre el Impuesto al Combustible (IFTA, por sus siglas en inglés) exige que los transportistas paguen impuestos sobre el combustible si operan vehículos comerciales de más de 26 000 libras en más de una jurisdicción. Para cumplir con el IFTA, los transportistas deben obtener una licencia y colocar calcomanías en cada uno de sus vehículos. Esas calcomanías también deben renovarse antes de que finalice cada año calendario.
“Asegúrese de renovar a tiempo para obtener sus nuevas calcomanías antes del 1 de enero. Algunos estados tardan varias semanas en procesar las solicitudes o renovaciones”, dijo Peterson.
Al igual que con las autoridades operativas, las consecuencias de no comprender las regulaciones del IFTA pueden ser nefastas. No pagar los impuestos sobre el combustible o renovar las calcomanías puede dar lugar a la revocación o suspensión del estatus IFTA.
Para los camiones que pesan más de 55 000 libras, entra en juego otro impuesto. Estos vehículos deben pagar el Impuesto sobre el Uso de Vehículos Pesados (HVUT, por sus siglas en inglés) al IRS anualmente.
Títulos
En comparación con la gestión de impuestos y autoridades operativas, la gestión de títulos es relativamente sencilla. Sin embargo, esto no la hace menos importante.
Es fundamental que los transportistas recuerden actualizar todas sus credenciales, incluidos los títulos, cuando haya cambios en el nombre, la dirección o la propiedad de la empresa. Estos cambios suelen ocurrir junto con una gran cantidad de otros cambios durante las fusiones y adquisiciones.
Es fácil que los transportistas se empantanen con el papeleo durante cambios comerciales importantes, lo que hace que sea más probable que pasen por alto detalles como los cambios de título. Además de estar en incumplimiento, los títulos con información antigua pueden generar una gran cantidad de confusión y frustración para todos los involucrados.
Registro
El registro del vehículo es otra credencial clave que puede resultar difícil de gestionar para los transportistas. En última instancia, si un transportista opera en más de una jurisdicción, necesita un registro de vehículo válido en todas ellas.
El Plan de Registro Internacional (IRP) está diseñado para hacer que esta tarea sea más manejable. El IRP es un acuerdo de reciprocidad que permite a los transportistas operar en los 48 estados contiguos, así como en el Distrito de Columbia y 10 provincias canadienses, con un solo registro.
“Los vehículos se registran en su jurisdicción base. Las tarifas se basan en el porcentaje de distancia recorrida en cada jurisdicción de acuerdo con las tarifas de cada jurisdicción”, según el sitio web del IRP. “A los vehículos se les emite una matrícula y una tarjeta de cabina proporcionales que les permiten viajar por todas las jurisdicciones miembros del IRP”.
“Debido a las diferentes reglas en algunos estados, es posible que desee prorratear los vehículos que pesen menos de 26 001 libras”, dijo Peterson.
Además del IRP, las empresas deben conocer el Registro Unificado de Transportistas (UCR). A diferencia del IRP, el UCR tiene muy pocas excepciones. Esto significa que casi todos los transportistas deben estar registrados en el UCR antes de operar en el comercio interestatal. Si bien no es necesario llevar una credencial de UCR en el camión, la prueba de registro bajo este programa está disponible para los agentes de control en la carretera a través de los sistemas de información electrónica de la FMCSA. No obtener este tipo de registro puede dar lugar a multas costosas, demoras o incluso órdenes de fuera de servicio.
Con tantas partes en movimiento, mantenerse al día con las credenciales puede ser más difícil de lo que parece inicialmente. Las consecuencias de no cumplir con los plazos pueden ser graves y las regulaciones cambian constantemente.
El IRS determina el peso imponible de cada camión sumando lo siguiente:
• El peso actual sin carga del vehículo completamente equipado para el servicio
• El peso real sin carga de cualquier remolque o semirremolque completamente equipado para el servicio que se utilice habitualmente en combinación con el vehículo
• El peso de la carga máxima que se suele transportar en el vehículo y en cualquier remolque o semirremolque que se utilice habitualmente en combinación con el vehículo
Para los transportistas sujetos a este impuesto adicional, la falta de pago puede retrasar el registro del vehículo. Se requiere un comprobante del pago del HVUT para registrar los vehículos afectados en cualquier jurisdicción, tanto por primera vez como en la renovación.
Según el IRP, los vehículos que pueden ser objeto de prorrateo incluyen aquellos que:
• tienen dos ejes y un peso bruto vehicular o un peso bruto vehicular registrado superior a 26 000 libras; o
• tienen tres o más ejes, independientemente del peso, o
• se utilizan en combinación, cuando el peso bruto vehicular de dicha combinación supera las 26 000 libras.
Si bien la participación en el IRP solo es necesaria para los vehículos que cumplen los criterios anteriores, los propietarios pueden optar por registrar otros vehículos también en el IRP. Hacer esto puede hacer que la navegación interestatal sea significativamente menos complicada.
