Navegar por los viáticos de los transportistas puede dejar confundidos y frustrados incluso a los conductores más experimentados. Saber qué gastos están permitidos y qué se debe documentar en cada recorrido puede parecer más trabajo de lo que vale, pero comprender el sistema puede ayudarte a conservar una mayor parte del dinero que tanto te costó ganar al momento de declarar tus impuestos.
¿Qué es el Per Diem del camionero?
Los transportistas reciben un reembolso diario no sujeto a impuestos, conocido como Per Diem (viáticos), para cubrir sus comidas y gastos de viaje incidentales. Se calcula en centavos por milla y está destinado a compensar a los conductores de camiones por los gastos en la carretera. Cuando se trata de impuestos, los viáticos no están sujetos a impuestos por parte del IRS y reducen los ingresos brutos del conductor. A su vez, esto puede reducir la cantidad de impuestos adeudados. Sin embargo, existen otros criterios para calificar para el pago de viáticos.
Estos suelen incluir:
- Viajar más de 50 millas desde su casa.
- Estar fuera de casa y necesitar dormir para cumplir con tus requerimientos laborales.
Es importante tener en cuenta que los camioneros no pueden reclamar viáticos como una deducción de impuestos federales. Solo aquellos que trabajan por cuenta propia y están sujetos a las Horas de Servicio (HOS) del Departamento de Transporte de EE. UU. y aquellos que pasan la noche fuera de casa pueden reclamarlo en sus impuestos como una deducción.
Aquellos que no son elegibles incluyen:
- Conductores locales que comienzan y terminan un viaje en casa en el mismo día laboral de 14 horas HOS.
- Los conductores empleados (aquellos que trabajan para una empresa) no pueden reclamar viáticos en su declaración de impuestos federales sobre la renta como una deducción detallada a partir del 1 de enero de 2018.
Sin embargo, los conductores empleados pueden recibir viáticos si están sujetos a HOS y viajan fuera de casa durante la noche. Simplemente no está sujeto a impuestos como ingreso, pero se clasifica como un reembolso no sujeto a impuestos.
Documentación de per diem para camioneros
Si bien es un alivio saber que ya no se requieren recibos para recibir un reembolso, el per diem aún requiere cierta documentación. Para cumplir con los requisitos del IRS, cada conductor debe justificar la hora, fecha y lugar del gasto. Esto se puede hacer a través de un dispositivo de registro electrónico (ELD) del DOT, por ejemplo. Las copias de seguridad de ELD deben mantenerse y conservarse durante no menos de tres años a partir de la fecha de presentación de la declaración de impuestos. Estos documentos (ya sean físicos o electrónicos) deben identificar qué y cuándo, así como el monto requerido.
Viáticos de la Industria del Transporte Especial
Varios factores hacen que los viáticos de la Industria del Transporte Especial sean únicos. Éstos incluyen:
- Una asignación diaria. Los transportistas y los conductores autónomos reciben una asignación diaria para comida, así como algunos otros gastos que conlleva pasar la noche en la carretera, en lugar de tener que entregar todos los recibos.
- Una tarifa a nivel nacional. Existe una tarifa a nivel nacional que se revisa anualmente para cubrir comidas y gastos incidentales (honorarios y propinas). En Estados Unidos, esta tarifa es de 69 dólares al día. En Canadá: 74 dólares al día.
- El porcentaje deducible de impuestos se incrementa con respecto al per diem. El porcentaje deducible de impuestos para los gastos de viaje de los empleados se eleva del 50 por ciento al 80 por ciento para la Industria de Transporte Especial. También se tienen en cuenta circunstancias especiales (en 2021 y 2022, la tasa se elevó al 100 por ciento).
- El per diem se excluye de los ingresos y salarios. Cualquier monto pagado bajo un acuerdo de viáticos que cumpla con los requisitos de conexión comercial, justificación y montos de devolución que excedan los gastos se trata como pagado bajo un plan contable. Esto significa que están excluidos de los ingresos y salarios.