A nadie le gusta pagar impuestos, pero todos tenemos que hacerlo. Sin embargo, los propietarios-operadores de camiones tienen acceso a varias deducciones fiscales relacionadas con la operación del camión y la empresa. Si eres meticuloso, podrías ahorrar una buena cantidad de dinero cada año.
Administrar tus impuestos es uno de los mayores desafíos de operar un negocio de transporte de propietario-operador. Para tener éxito, necesitas comprender cómo calcular y pagar impuestos a las agencias estatales y federales y minimizar tu obligación tributaria al reclamar deducciones fiscales. Estar al tanto de las deducciones fiscales de propietario-operador, combinado con una buena planificación y mantenimiento de registros durante todo el año, te ayuda a evitar sorpresas inesperadas durante la temporada de impuestos. En esta guía, cubriremos los pagos de impuestos estimados, la reclamación de deducciones fiscales y el seguimiento de los gastos comerciales como propietario-operador autónomo.
Tipos de impuestos para propietarios-operadores
1.- Impuestos sobre el trabajo por cuenta propia
Los propietarios-operadores son responsables de pagar los impuestos del Seguro Social y Medicare directamente al IRS, en lugar de deducirlos de su cheque de pago si está empleado como conductor de una empresa. La tasa impositiva estimada para el trabajo por cuenta propia es de 15.3% (12.4% para la Seguridad Social y 2.9% para Medicare).
2.- Impuestos federales y estatales
Además del impuesto sobre el trabajo por cuenta propia, los propietarios-operadores son responsables de estimar y pagar impuestos federales y estatales sobre la renta, si corresponde en su estado de origen. Si crees que deberás al menos $1,000 después de restar las retenciones y los créditos, es recomendable realizar pagos de impuestos trimestrales estimados. Pero asegúrate de verificar las leyes tributarias de tu estado y determinar si también debes pagar el impuesto sobre la renta del condado.
Deducciones fiscales típicas para propietarios-operadores
Las deducciones comunes para propietarios-operadores incluyen:
- Intereses pagados sobre préstamos comerciales
- Propiedad depreciable
- Oficina en casa
- Primas de seguro
- Aportes al plan de jubilación
- Los costos de puesta en marcha
- Suministros
- Permisos y tasas de licencia
- Costos del examen físico del DOT
- Viajes
- Arrendamiento de camiones
- Servicios de contabilidad
- Equipos de comunicación
- Reparaciones y accesorios para camiones.
Los gastos son deducibles si se tiene constancia del gasto y si se considera un gasto de negocios ordinario y necesario. Si no presentas una declaración de impuestos ni muestras ninguna deducción de impuestos como propietario-operador, el IRS determinará los impuestos adeudados sin considerar ninguna posible deducción de impuestos. La estimación del IRS suele ser más alta de lo que adeudarías si se aplicaran las deducciones.
Mitos fiscales comunes:
| Mito | Realidad |
| “En el año en que inicies tu negocio, no deberás pagar impuestos”. | Esto no es cierto, especialmente si arrendas tu camión. |
| “Puedes deducir millaje muerto y días libres por enfermedad”. | No puedes deducir las millas muertas, pero puedes deducir los costos relacionados con las millas muertas (combustible y peajes, por ejemplo). |
| “Puedes deducir el coste de tu perro”. | Esto es parcialmente cierto. Si tu perro es una “medida de seguridad”, es posible que puedas deducir algunos de sus costos de cuidado, como atención veterinaria y comida. |
| “Debes presentar tu negocio como una corporación”. | No necesariamente. La constitución sólo tiene sentido cuando los ahorros fiscales superan los costos agregados. |
| “Puedes negociar un acuerdo con el IRS para pagar impuestos atrasados a unos pocos centavos de dólar”. | El IRS puede conceder “Ofertas de Compromiso” sólo en circunstancias específicas. |
Cómo documentar tus gastos comerciales deducibles
Para reclamar deducciones fiscales de propietario-operador, necesitas buenos registros. Sin documentación, podrías correr el riesgo de ser sometido a una auditoría. Sigue estos consejos y tendrás lo que necesitas para reclamar deducciones como propietario-operador:
- A medida que recopiles recibos, crea copias digitales. Puede ser tan sencillo como tomar una fotografía de los recibos y almacenarlas en una carpeta. Guarda también los recibos físicos como respaldo.
- No olvides recoger los recibos de las tarifas de agregado (lumper fee) u otros gastos comerciales cargados a tu tarjeta de crédito. Esto incluye peajes, tarifas de estaciones de pesaje y cualquier tecnología esencial para administrar tu negocio. Muchos propietarios-operadores tienen dos tarjetas de crédito (una para negocios y otra para uso personal) para realizar un mejor seguimiento de sus gastos.
- Mantén todos los registros que respalden cada deducción que reclames en tu declaración de impuestos, comenzando con tus registros de ELD. Los necesitarás para tus deducciones de viáticos, que explicaremos en la siguiente sección.
- Aprovecha la tecnología para un mantenimiento de registros preciso. Es posible que puedas vincular la aplicación de tu tarjeta de combustible a tu programa de contabilidad o utilizar plataformas de gestión empresarial con seguimiento de gastos en tiempo real. Luego se puede acceder fácilmente a estos registros en el momento de declarar la declaración de impuestos.
Cómo reclamar gastos comerciales viáticos
Los gastos Per Diemson la cantidad deducible de impuestos que el IRS te permite gastar en comidas, bebidas y propinas mientras estás fuera de casa por trabajo. La tarifa máxima permitida por día completo para el año fiscal 2023 es $69, del cual puedes reclamar el 80%, o $55.20.
Los propietarios-operadores deducen los gastos viáticos en el Anexo C del IRS, que reduce los impuestos a las empresas de trabajo por cuenta propia y los impuestos sobre la renta adeudados en la declaración. Los propietarios-operadores que están fuera de casa gran parte del año pueden maximizar los ahorros utilizando el subsidio de viáticos. Incluso si utilizas el subsidio diario, es una buena práctica conservar todos los recibos y la documentación de viaje durante al menos tres años. También es importante darse cuenta de que no puedes deducir el total de tus viáticos de tu factura de impuestos, dólar por dólar.
Cómo reclamar la depreciación
La Sección 179 del Código de Rentas Internas permite a los contribuyentes deducir cierta propiedad como gasto si la utilizan en servicio. Esto se aplica a tu camión si te pertenece. La depreciación “en línea recta” es el programa de depreciación estándar para un camión nuevo Clase 8. El IRS distribuye esta deducción de manera uniforme a lo largo de varios años fiscales. También deberías considerar una variación de la fórmula plurianual conocida como depreciación acelerada, que toma un porcentaje del valor del equipo en un par de años y luego una tasa menor.
Los propietarios y arrendadores de camiones pueden deducir otros costos del vehículo de sus impuestos, como:
- Gastos de combustible
- Seguro
- Licencias
- Mantenimiento
Dependiendo de su naturaleza y costo, es posible que tengas que depreciar algunos gastos. Para más información, ve la Publicación 946 del IRS: Cómo depreciar la propiedad.
Cómo minimizar tus impuestos
- Obtén ayuda de un profesional de impuestos o un proveedor de servicios comerciales que se especialice en impuestos de propietario-operador. Por lo general, estos servicios te ahorran más dinero en deducciones y otras lagunas fiscales de lo que pagas por usarlos.
- Ahorra dinero libre de impuestos contribuyendo periódicamente a una cuenta IRA, SEP o 401(k). Una parte de tus contribuciones están exentas de impuestos hasta que comiences a utilizarlas muchos años después.
- Da seguimiento de millaje a vehículos personales. Los desplazamientos hacia y desde el trabajo no son un gasto comercial permitido. Sin embargo, puedes deducir el millaje si conduces para realizar recados relacionados con el trabajo, como ir al banco, reuniones o exhibiciones de camiones.
- Puedes recibir créditos fiscales por pagar la matrícula (para ti o tus hijos) en instituciones educativas calificadas.
Si necesitas orientación fiscal más detallada, también puedes consultar el Centro de Impuestos para Camioneros del IRS.
Lo que hay que saber sobre las auditorías del IRS
Reclamar gastos significativos poco comunes para un propietario-operador de un solo camión puede generar señales de alerta y desencadenar una auditoría del IRS. Por lo general, el IRS tiene hasta tres años para solicitar una auditoría de cualquier deducción o ingreso imponible declarado en tu declaración de impuestos. Es recomendable conservar tus registros durante al menos ese período en caso de que sea necesario.
Si el IRS audita tu declaración, eso no significa que tu contador público haya cometido un error. El IRS selecciona aleatoriamente algunas declaraciones para determinar el cumplimiento con las normas tributarias. La mayoría de las auditorías a los autónomos implican la verificación de gastos. Comunícate con la persona que preparó tu declaración si recibes un aviso de auditoría.
Los impuestos no tienen por qué ser una lucha para los propietarios-operadores. La clave del éxito es mantener buenos registros y contabilizar las deducciones entre propietarios y operadores durante todo el año. También podrías considerar contratar a un profesional de impuestos para asegurarte de obtener las deducciones fiscales máximas permitidas para conductores de camiones, ¡pero no esperes hasta la temporada de impuestos! Encuentra un profesional de impuestos mucho antes de que llegue el momento de presentar la declaración de impuestos. Recuerda que “al que madruga, Dios lo ayuda”.
