Trabajar como propietario-operador es una carrera profesional exigente dentro de la industria del transporte por carretera y presenta un alto potencial de ingresos para los conductores. Sin embargo, no es tan simple como podría parecer en la superficie. Cuando eres propietario-operador, también eres un administrador de negocios que necesita mantener un enfoque constante en el resultado final, administrando los gastos con prudencia para garantizar que el negocio funcione de manera rentable.
El margen de beneficio promedio del propietario-operador se sitúa en torno al 5%. Eso significa alrededor de $1 de ganancia por cada $20 de ingreso bruto. Cuando se trabaja con un margen tan estrecho, cada centavo cuenta y es esencial realizar un seguimiento de cada gasto, por insignificante que parezca. El seguimiento de los gastos también es sólo la mitad de la batalla. Suponiendo que realices un seguimiento diligente de tus gastos, la otra mitad de la batalla consiste en buscar formas de reducir esos gastos. No sólo deseas mantener tu margen de beneficio, sino también ampliarlo tanto como sea posible.
Aparte de los tipos de gastos ocasionales, como quedarte en un motel mientras reparan tu camión o comprar un colchón nuevo para tu litera, hay algunos gastos bastante predecibles y consistentes que deberían formar el núcleo de la estrategia de seguimiento de tus gastos.
1.- Combustible. Debido a que los precios del petróleo son muy sensibles a los eventos geopolíticos y los cambios económicos, tus gastos de combustible serán los más volátiles. Y aunque no puedes controlar los precios del combustible, puedes minimizar su impacto manteniendo tu equipo en buen estado de funcionamiento, utilizando equipos con un sólido historial de promedios altos de MPG y prestando mucha atención a tus hábitos de conducción.
2.- Mantenimiento y reparación. Estos gastos suelen ocupar el tercer lugar detrás de la compra de equipos y los costos de combustible. Es necesario realizar un seguimiento de cada centavo gastado en mantenimiento. También ayuda comparar precios para encontrar los mejores en trabajos mecánicos y reemplazo de piezas. Algunas formas clave de reducir sus costos de mantenimiento incluyen:
- Realizar inspecciones diarias previas al viaje para buscar pequeños problemas que puedan solucionarse de inmediato, antes de que se conviertan en problemas mucho más costosos y extensos.
- Usar garantías siempre que sea posible, especialmente para cubrir los problemas realmente grandes y costosos.
- Cumplir estrictamente con los cronogramas y sugerencias de mantenimiento del fabricante de su equipo.
Nunca tomes atajos cuando se trata de mantenimiento y reparaciones. Puede parecer que estás ahorrando dinero en el corto plazo, pero ese enfoque puede estallar en tu cara con una reparación mucho más costosa en el futuro, o peor aún, una multa regulatoria y que los oficiales del DOT te pongan fuera de servicio.
- 3.- Permisos y Licencias. Algunos de ellos pueden ser costosos, pero debes operar legalmente. Realiza siempre un seguimiento de los costos de los permisos y licencias necesarios, incluidos los costos requeridos para los pagos de renovación. Afortunadamente, los permisos son prácticamente un costo fijo que puedes anticipar fácilmente. La única forma en que los costos de permisos y licencias pueden generar gastos significativos e inesperados para tu negocio es si no los obtienes y tienes que pagar costosas multas. Lo mejor que puedes hacer es mantener todos tus requisitos actualizados. Te ahorrarás un poco de dinero y evitarás muchos dolores de cabeza.
4.- Seguro. Tienes que tenerlo. Busca siempre las mejores ofertas en seguros, por escasas que sean hoy en día. La mejor manera de mantener bajo este gasto en particular es operar tu vehículo de manera segura en todo momento y mantenerte al día con los pagos de tu póliza.
5.- Impuestos. Como dijo Ben Franklin, nada en este mundo es seguro excepto la muerte y los impuestos. Es posible que puedas deducir tus gastos operativos. Asegúrate de encontrar un buen asesor fiscal, informar tus ganancias con precisión y pagar tus impuestos a tiempo.
6.- Costo de encontrar cargas. Te harás un favor a ti mismo y a tus compañeros propietarios-operadores apoyando a los corredores que toman comisiones más pequeñas. Manténte conectado con tus compañeros conductores para encontrar corredores con tarifas más bajas. También puedes utilizar tecnología como para acceder a paneles de carga con tarifas bajas para los intermediarios.
7.- Comida y bebida. La elección de alimentos y bebidas son decisiones personales y, a veces, disociamos nuestras decisiones personales con nuestro trabajo. Por lo tanto, puede resultarnos fácil gastar de más el dinero que tanto nos ha costado ganar al comprar alimentos y bebidas. Establece un presupuesto estricto, guarda todos tus recibos y/o utiliza una aplicación u hoja de cálculo para realizar un seguimiento de tus gastos personales de combustible. Busca reducir tus costos en el camino llevando comida para prepararla en el camino en lugar de comer en restaurantes. Prepárate tu propio café y evita reponer tu comida y bebida en costosas paradas de camiones.
Tu rentabilidad estará determinada en gran medida por estos siete gastos y por lo bien que los gestiones. Pero no pierdas de vista también los gastos ocasionales, como un colchón nuevo. Esas cosas pueden acumularse y afectar seriamente su rentabilidad si no tienes cuidado. Como ocurre con cualquier negocio, los gastos vienen incluidos en el territorio de ser propietario-operador. Son ineludibles, pero se pueden rastrear y gestionar. La clave para maximizar la rentabilidad es una cuestión de diligencia.
Dedicar tiempo y esfuerzo a la gestión de gastos puede, en última instancia, respaldar tus resultados y generar una mayor rentabilidad. Tampoco es necesario que lo hagas todo solo. Busca aplicaciones, plantillas de hojas de cálculo y otros recursos que te ayudarán a realizar un seguimiento de tus gastos y automatizar la contabilidad relacionada con ellos.
