Entender tus gastos recurrentes es clave para poder controlarlos, pues solo una visión clara de los costos operativos de tu flota te dará los datos necesarios para saber a dónde se va cada dólar. Hacer un presupuesto es clave para mantener bajo control las finanzas de tu empresa, pues te permitirá planear por anticipado para esos imprevistos que podrían desestabilizar la economía de tu empresa.
Como administrador de flotas, comprender y controlar tus costos operativos es esencial para construir una flota viable que pueda escalarse según sea necesario. Sin embargo, establecer un presupuesto de gestión de flota adecuado no siempre es fácil y requiere una comprensión clara de las necesidades actuales y futuras de la organización y los requisitos de tu flota. A continuación, hablaremos sobre diez valiosos consejos que puedes seguir para establecer un presupuesto efectivo de gestión de flotas.
1.- Establece metas y objetivos anuales
Establecer un presupuesto para tu flota es importante por varias razones y no está estrictamente asociado con el ahorro de dinero. Cuando presupuestas de manera efectiva, permites la planificación operativa en otras áreas de la organización, lo que ayuda a la empresa a alcanzar sus metas y objetivos más amplios. Al reconocer estas metas y objetivos anuales y permitirles impulsar muchas de las decisiones que tomas en tus operaciones diarias, garantizarás una mejor alineación interdepartamental y una mayor rentabilidad.
2.- Pronostica tus gastos anuales
Para presupuestar efectivamente tu flota, debes reconocer sus gastos anuales. Al comprender los costos anuales, estarás en una mejor posición para determinar tus necesidades financieras en el nuevo año y lo que puedes hacer para mejorar tus resultados. Audita y documenta tus gastos de años anteriores y divide cada tipo de gasto en categorías. El seguimiento de sus gastos por categoría te ayudará a comenzar a pronosticar sus gastos anuales y te dará una idea de los montos totales en dólares necesarios para mantener sus operaciones.
3.- Identifica soluciones de ahorro de costos
Al establecer el presupuesto de tu flota, una de las tareas más desafiantes es identificar todos los aspectos de las operaciones diarias que pueden afectar el resultado final. Sin embargo, al invertir en soluciones de gestión de flotas al comienzo de la creación de tu presupuesto, podrás realizar un seguimiento y administrar fácilmente los requisitos presupuestarios en toda tu flota.
Soluciones de gestión de flotas como Derive VQ te brindan visibilidad y control completos sobre los vehículos de tu flota en el campo. Esto te permite comprender mejor los hábitos de conducción, el consumo de combustible, la planificación y ejecución de rutas y otras áreas de las operaciones de tu flota que pueden generar un mayor gasto.
4.- Seguimiento de millaje y consumo de combustible
Al considerar los requisitos presupuestarios para operar una flota, la mayoría de los administradores de flotas concentran gran parte de su tiempo y atención en el kilometraje general y el consumo de combustible. Y hay una buena razón para esto: el consumo de combustible constituye uno de los gastos anuales más significativos, si no el mayor, de todas las flotas, y un seguimiento detallado puede tener un impacto significativo en el resultado final. Tu presupuesto debe considerar la naturaleza dinámica de los costos de combustible con la cantidad de millas que recorren tus vehículos por año. Calcular las tasas de inflación con cada año que pasa es esencial, ya que estos aumentos incrementales pueden significar un aumento significativo en el gasto de combustible de un año al siguiente.
5.- Reduce el tiempo de inactividad
Otra área que puede ser útil para monitorear al administrar los presupuestos de tu flota son los tiempos de inactividad de los vehículos. Los vehículos que permanecen inactivos durante un tiempo considerable pueden generar muchos desafíos presupuestarios a largo plazo y, en última instancia, pueden afectar la vida útil de un vehículo. Encontrar una manera de monitorear y mejorar los tiempos de inactividad del vehículo es otra excelente manera de mejorar la vida útil de un vehículo y al mismo tiempo minimizar el gasto en reparaciones inesperadas del vehículo. Una forma de lograr esto es utilizando una soluciones tecnológicas que brindan a los administradores de flotas la capacidad de controlar y optimizar los tiempos de inactividad de sus vehículos a través de calibraciones personalizadas de vehículos y telemática de flotas.
6.- Menores costos de mantenimiento anual
Al construir el presupuesto de tu flota, otra área que debes considerar son los costos anuales de mantenimiento de los vehículos. Si bien estos costos pueden promediarse con el tiempo, es importante recordar que cuanto más tiempo estén en circulación tus vehículos, mayores serán tus costos anuales. Una forma de mantener los costos de mantenimiento más predecibles y dentro del presupuesto es implementar un cronograma regular para el mantenimiento del vehículo. El mantenimiento regular del vehículo puede ayudar a reducir las reparaciones costosas y ayudar a mantener tus vehículos en la carretera por más tiempo sin afectar los niveles de productividad.
7.- Invierte en la seguridad del conductor
La seguridad del conductor es otro componente de las operaciones de la flota que puede afectar la forma en que se administran sus presupuestos durante todo el año. Si bien la seguridad del conductor es vital para proteger a los conductores de flotas y al público, conduce a menos accidentes y, en última instancia, a menos reparaciones de vehículos. Al implementar estándares de cumplimiento y aplicación de la seguridad del conductor, podrá administrar sus presupuestos de manera efectiva y, al mismo tiempo, fomentar las mejores prácticas de seguridad en toda su flota.
8.- Conoce tus costos mensuales recurrentes
Al crear el presupuesto anual, es esencial conocer todos los costos recurrentes mensuales. Los ejemplos de gastos mensuales recurrentes de la flota incluyen los salarios de los empleados, el gasto de combustible, los costos del seguro del vehículo, los gastos de mantenimiento programados regularmente y cualquier otra cosa que puedas asumir con seguridad afectará el resultado final de las operaciones de la flota.
9.- Mide los presupuestos durante todo el año
Establecer un presupuesto anual para tu flota no proporciona ningún valor a la organización a menos que se realice un seguimiento regular durante todo el año. Los presupuestos deben monitorearse cada mes o trimestre, según el tamaño de la organización y sus necesidades presupuestarias. Al realizar un seguimiento del progreso de tu presupuesto a lo largo del año, podrás cambiar rápidamente tus gastos si descubres que no estás al día con tus objetivos presupuestarios.
10.- Planea para los cambios
Diseña tus presupuestos para que sean flexibles. Los presupuestos no están necesariamente diseñados para ser grabados en piedra. Si bien es posible que debas cumplir estrictamente con ciertas áreas de tu presupuesto, como regla general, debes estar preparado para hacer pequeños ajustes o sacrificios a lo largo del año a medida que se disponga de nueva información. La planificación de los ajustes presupuestarios con anticipación garantizará que puedas permanecer ágil durante todo el año y realizar cambios rápidos de dirección a medida que surjan las necesidades.
Administrar un presupuesto de administración de flotas requiere un conocimiento claro de las operaciones de su flota y sus componentes que impactan en el resultado final. Al seguir estos diez consejos, estarás en camino de crear un presupuesto de gestión de flotas que mejore la rentabilidad y ayude a garantizar la sostenibilidad de la flota a largo plazo.
