Hay muy pocas personas que realmente disfrutan haciendo papeleo. Sin embargo, es un mal necesario en muchos campos profesionales y la industria del transporte no es una excepción. Los camioneros deben mantener registros de viaje para que se les pague por su trabajo. También pueden necesitar esta información para presentar sus impuestos de manera precisa.
Por supuesto, está el hecho de que ser organizado ahorra una gran cantidad de tiempo, ya que te permite tener en tus manos toda la información que necesitas en cuestión de minutos. El mantenimiento de registros para los conductores de camiones es imprescindible, pero no tiene por qué ser complicado. Con esto en mente, vamos a platicar sobre algunas buenas prácticas que harán tu vida más fácil.
Clasifica y organiza tus recibos regularmente. No esperes hasta fin de mes para hacerlo porque esta es una tarea que definitivamente se acumulará con el tiempo y para entonces es posible que hayas olvidado el propósito de dichos recibos.
- Etiqueta tus recibos cuando los recibas para que sean más fáciles de archivar.
- Crea un sistema simple de mantenimiento de registros que funcione para tus necesidades y utilízalo.
- No tires documentos a menos que tengan más de 10 años, porque el gobierno puede querer ver esos archivos en una fecha posterior. Sin embargo, puedes y debes desechar cualquier cosa más antigua anualmente.
- Sintoniza buena música y come algo. La buena música y un refrigerio pueden hacer que la tarea pase más rápido.
MANEJO DE INFORMES DE VIAJE
Envía informes de viaje a tu empresa. La mayoría de las empresas requieren que sus conductores completen y entreguen un informe de viaje para cada viaje que realicen. Esto les permite verificar los viajes de sus empleados y pagarles en consecuencia. Diferentes empresas tienen diferentes métodos para este procedimiento, por lo que definitivamente querrás familiarizarte con las prácticas que existen en tu lugar de trabajo.
Guarda copias de los documentos.Los conductores de camiones deben conservar un conjunto completo de registros para cada viaje que hayan realizado. Almacenar estos documentos en formato digital es una buena manera de realizar un seguimiento de ellos. La aplicación TRANSFER es fácil de usar y económica. Puedes usarla para hacer una copia de cada documento relacionado con el viaje y luego almacenar los archivos digitalmente en tu teléfono o computadora para referencia futura.
Resume tu viaje. Es buena idea llevar una libreta con un resumen de cada viaje que hagas. Debes mencionar cuándo comenzó el viaje, cuándo terminó, tu número de remolque, las millas que recorriste y las entregas o recogidas que realizaste. También querrás incluir cualquier recibo relevante, ya sea engrapándolos o sujetándolos con un clip. Los cuadernos con bolsillos también son útiles cuando se trata de almacenar documentos de respaldo. Simplemente no olvides registrar cualquier instrucción específica que te haya dado el despachador/compañía y cualquier cosa inusual que haya sucedido durante el viaje. Tener toda esta información puede ser útil si la necesitas como referencia en el futuro.
Crea sobres de viaje. Con este método, simplemente almacenas todos los documentos relacionados con el viaje (registros, recibos, etc.) en un sobre grande. También debes escribir o adjuntar un resumen del viaje en el exterior para una fácil referencia. Estos sobres se pueden guardar en una caja grande etiquetada con el año apropiado y algunas breves notas de contenido. (Las cajas bancarias que se pueden encontrar en tiendas como Walmart, Target y Staples son excelentes para este propósito). Este método de mantenimiento de registros es particularmente beneficioso para los propietarios/operadores y los conductores de camiones independientes.
