Las tarjeta de combustible son un gran aliado para los transportistas y gerentes de flota, pues no solo te permiten tener una cuenta específica para los gastos en combustible, sino que en muchas ocasiones incluyen descuentos y beneficios adicionales. La otra cara de la moneda es que el mal uso que se puede hacer de ellas las hace susceptibles de fraudes o suplantación de identidad. Aquí te decimos cómo evitarlo.
El combustible es uno de los mayores gastos de los camioneros, con un promedio de alrededor de $70,000 por año. Con números como ese, tiene sentido registrarse para obtener una tarjeta de compra para ahorrar combustible, y la mayoría de los administradores de flotas y propietarios-operadores lo tienen.
Como cualquier método de pago, una tarjeta de combustible conlleva riesgos para los transportistas. Y el fraude con tarjetas de combustible que implica el uso indebido de estas tarjetas por parte de conductores o estafadores ha ido en aumento en la industria del transporte por carretera.
Para proteger tu negocio contra el fraude con tarjetas de combustible, es fundamental estar atento y tomar medidas preventivas. En este artículo, aprenderás más sobre los tipos comunes de fraude con tarjetas de combustible, cómo prevenirlo y qué señales debes observar en tu negocio de transporte por carretera.
¿Qué es el fraude con tarjetas de combustible?
Los propietarios-operadores y transportistas usan tarjetas de ahorro de combustible para obtener un descuento en combustible. Estas tarjetas pueden ser prepago, tarjetas de empresa con un límite de crédito establecido o tarjetas de crédito generales. Los administradores de flotas suelen utilizar una empresa de tarjetas de combustible para gestionar los métodos de pago de todos sus conductores.
El fraude con tarjetas de combustible implica el uso indebido de una tarjeta de compra diseñada específicamente para los conductores para pagar los costos de combustible. Y cuando se trata de repostajes frecuentes de combustible, realizar un seguimiento de los gastos puede resultar difícil y, a menudo, conduce al fraude con las tarjetas de combustible.
El fraude con tarjetas de combustible puede ocurrir dentro o fuera de una organización. El fraude interno ocurre cuando un conductor de camión usa su tarjeta de combustible para comprar algo que no sea su propio combustible. Los conductores pueden repostar el vehículo de otra persona, llenar un contenedor de gasolina extra, comprar provisiones en una gasolinera o solicitar una asignación superior a la necesaria. Esto también se conoce como desvío (slippage en inglés).
El fraude externo con tarjetas de combustible implica el uso indebido de la tarjeta por parte de alguien ajeno a tu organización. Esto puede suceder de diferentes maneras:
- Skimmers de tarjetas de crédito: Se trata de un dispositivo fraudulento adjunto a un sistema de pago que intercepta transacciones. Los skimmers suelen parecerse a un lector de tarjetas típico, pero también pueden tener la forma de una cámara oculta (para ver su PIN o código postal) o un dispositivo de calce (una banda magnética utilizada para la clonación).
- Tarjetas perdidas o robadas: Este es un hecho común en el fraude con tarjetas de combustible. Un conductor extravía su tarjeta y un ladrón comienza a usarla inmediatamente para compras diversas antes de que se pueda alertar a la compañía de la tarjeta para que congele la cuenta.
- Robo en línea: Este tipo de robo ocurre cuando delincuentes piratean una cuenta de tarjeta de combustible. Pueden utilizar estafas de phishing (por correo electrónico) o estafas de smishing (por mensaje de texto) para obtener datos personales confidenciales que pueden utilizarse para acceder a cuentas en línea y robar información.
Señales de advertencia comunes
¿Cómo sabría una empresa sobre el fraude con tarjetas de combustible? Como otras tendencias comunes de fraude en el transporte, hay señales de advertencia a las que hay que prestar atención, especialmente al revisar los informes de gastos. Algunos indicadores de fraude con tarjetas de combustible son:
- Patrones de gasto inusuales o aumentos en las compras de combustible.
- Transacciones que ocurren fuera del horario comercial normal.
- Transacciones en lugares alejados de las rutas habituales.
- Múltiples transacciones en un corto período de tiempo.
- Los tipos de combustible comprados no coinciden con las especificaciones de los vehículos de la empresa.
- Los costos de combustible no coinciden con el millaje ni la capacidad del tanque.
- Cargos desde ubicaciones extrañas.
Muchos casos de fraude con tarjetas de combustible son sutiles, por lo que ciertas herramientas tecnológicas pueden ayudarte a detectar anomalías.
- Herramientas de análisis de datos: El software de despacho y gestión de flotas te permite realizar un seguimiento de varios puntos de datos clave, como la frecuencia de las paradas para repostar. El proveedor de tu tarjeta de combustible también debe proporcionar análisis de datos para que los revises. Si el gasto parece mayor de lo habitual, puedes bloquear o congelar tarjetas de conductor específicas hasta que tengas más información.
- Tecnologías de geolocalización: El uso de la geolocalización también puede ayudar a detectar señales de alerta. Muchas aplicaciones de dispositivos electrónicos de registro (ELD por sus siglas en inglés) contienen sistemas telemáticos que rastrean la ubicación del conductor. Si un conductor se ha desviado o está llenando combustible en una estación que normalmente no frecuenta, regístrate inmediatamente.
Cómo prevenir el fraude con tarjetas de combustible
Con un enfoque proactivo, el robo de tarjetas de combustible se puede prevenir. Estos consejos pueden ayudar a que sus conductores sean responsables y protejan tu negocio.
1.- Educa a tus conductores
Advierte a los conductores sobre los tipos de fraude externo con tarjetas de combustible, como estafadores, estafas de phishing y robos. Házles saber también las sanciones asociadas con el fraude interno con tarjetas de combustible: el uso indebido de fondos puede resultar en la pérdida inmediata de empleo.
2.- Requerir un PIN para cada conductor
Cada conductor de su flota debe tener un PIN único que debe ingresar antes de autorizar el uso de una tarjeta de combustible. Recuerda a los conductores que nunca compartan este PIN y que sean discretos al ingresarlo en una estación de servicio.
3.- Establece límites de envío
La mayoría de las tarjetas de combustible te permitirán establecer un límite de gasto diario para tus conductores. Calcula cuánto debe gastar un conductor en función de su ruta y los precios actuales del combustible, y permita solo lo necesario. Esto ayudará a evitar desvíos.
4.- Limita los tiempos de repostaje
También es posible que desees establecer pautas específicas sobre a qué hora del día un conductor puede repostar combustible. Por ejemplo, permitir el uso de la tarjeta de combustible durante el horario laboral, pero no durante la noche ni en los días libres. También puedes poner un límite a la cantidad de veces que un conductor puede usar la tarjeta por día para ayudar a prevenir el fraude externo con tarjetas de combustible.
Prevenir el fraude con tarjetas de combustible es una forma crucial de proteger tu negocio. Permanece atento a señales de alerta, como repostajes frecuentes, ubicaciones extrañas y costos de combustible no coincidentes en comparación con el millaje del viaje. Tan pronto como detecte algo fuera de lo común, comunícate con el conductor y congela las tarjetas de combustible cuando sea necesario. Educa a tus conductores sobre la gravedad del fraude interno con tarjetas de combustible y ayúdalos a mantenerse seguros con PIN individuales, limitaciones e información sobre estafadores y estafadores. Manténte alerta y proactivo en la lucha contra el fraude con tarjetas de combustible y asegúrese de utilizar la tecnología a tu favor.
