Dice un dicho que es muy importante “ahorrar para un día lluvioso”, y este consejo es algo que también aplica para una empresa. Tener un dinero en efectivo guardado para hacer frente a emergencias es una medida que te permitirá sortear épocas difíciles sin perder el sueño y aquí te decimos cómo lograrla.
Una reserva de efectivo es un conjunto de fondos que una empresa reserva para hacer frente a los desafíos financieros; que en la mayoría de las ocasiones son imprevistos como descomposturas o cosas similares. Es uno de los recursos financieros más importantes que una empresa puede desarrollar. Una reserva brinda estabilidad financiera y permite operar el negocio de manera más efectiva. Desafortunadamente, muchos dueños de negocios ignoran la importancia de tener una reserva de efectivo hasta que es demasiado tarde. Este artículo analiza cómo crear y operar una reserva de efectivo. Nosotros cubrimos:
1. ¿Por qué es necesario un fondo de emergencia?
Cada pequeña empresa debe tener una reserva de efectivo de emergencia. Una reserva de efectivo bien diseñada y financiada ayudará a suavizar los inevitables problemas de flujo de efectivo que aparecen tarde o temprano. Si te encuentras con problemas económicos, te permite seguir pagando gastos importantes, como proveedores y nómina de sueldos.
Las empresas a menudo tienen problemas poco después de que llega una recesión. Sin embargo, un fondo de emergencia también ofrece alguna protección contra las recesiones. Te da tiempo para planificar y responder a los desafíos del mercado de manera efectiva.
Una reserva de efectivo no ofrecerá mucha protección si tu flujo de efectivo no está bien administrado. El primer paso para crear una reserva de efectivo es examinar y mejorar el flujo de efectivo actual. Este paso puede ayudarte a evitar problemas en primer lugar y reducir tu dependencia de la reserva de efectivo.
2. Cómo mejorar tu flujo de efectivo
Una reserva de efectivo no te ayudará mucho si tu flujo de efectivo no se administra correctamente. Mantener actualizado el sistema de contabilidad puede ser tedioso para algunos, pero es fundamental para el éxito de tu negocio. Afortunadamente, administrar el flujo de caja no es demasiado difícil si eres disciplinado. Hay cuatro áreas que debes considerar.
a) Actualiza tu contabilidad regularmente
Tu sistema de contabilidad es una de las herramientas de gestión más útiles. Sin embargo, es tan preciso como la información que contiene. Trabaja con un contador / tenedor de libros para establecer un sistema de contabilidad bien organizado. Asegúrate de que el sistema se actualice regularmente.
b) Facturación y cobros
Un departamento de facturación y cobranza efectivo ayuda a garantizar que los clientes paguen lo más rápido posible. Es la forma más efectiva de evitar clientes que pagan atrasados y sus efectos en su flujo de efectivo. Sigue estos pasos:
- Actualiza tu sistema de contabilidad regularmente.
- Ten un contrato bien escrito con tus clientes.
- Usa cartas de aceptación de entrega.
- Envia facturas puntualmente.
- Seguimiento profesional de los clientes.
c) Otorga pagos a 30 días solo a buenos clientes
La mayoría de las ventas comerciales y gubernamentales se realizan utilizando plazos de pago de 30 días netos. Estos términos permiten a los clientes pagar en 30 días. Desafortunadamente, algunos clientes obtienen este beneficio pero pagan lentamente o no pagan en absoluto. Esto afecta tus ingresos, flujo de efectivo y rentabilidad. Siempre comprueba el crédito comercial de tus clientes antes de ofrecer este tipo de beneficios. Ofrece términos solo a clientes con un buen historial de pago de facturas. Todos los demás deben pagar por adelantado o en el momento de la entrega.
d) Considera descuentos por pagos anticipados
Si tienes clientes que tienen buen crédito y necesitas que paguen antes, considera ofrecer un descuento por pago anticipado. Funciona proporcionando a clientes selectos un descuento del 1% al 2% si pagan su factura dentro de los primeros diez días. Cuando se usan correctamente, los descuentos por pago anticipado ayudan a mejorar el flujo de efectivo y la satisfacción del cliente.
3. Cómo construir una reserva
Esta sección cubre los pasos para crear un fondo de emergencia para tu empresa. El proceso es sencillo, especialmente si tienes un sistema de contabilidad. Estos son los tres pasos que tienes que seguir.
a) Determina el tamaño del fondo
El primer paso es determinar la cantidad de dinero que necesita como colchón de seguridad. Aquí es donde un sistema de contabilidad actualizado es útil. La mayoría de los expertos están de acuerdo en que entre 3 y 6 meses de gastos es un buen objetivo. Sin embargo, esta es solo una guía general. Debes consultar a tu equipo y crear una reserva de efectivo que te haga sentir cómodo y cumpla con tus objetivos. Así es como calculas el tamaño de tu fondo de emergencia:
- Determina cuántos meses quieres en la reserva.
- Genera un estado de flujo de efectivo para cada mes de los últimos 12 meses.
- Seleccione los meses con mayores gastos. El número de meses que selecciones debe coincidir con el número de meses que quieras como reserva.
- Añade los costes de los meses seleccionados.
Por ejemplo, supongamos que deseas mantener una reserva de efectivo de emergencia para tres meses:
- Genera un estado de flujo de caja para cada mes del año.
- Identifica los tres meses con los gastos más altos.
- Suma los gastos de los tres meses identificados en el paso anterior.
Este método genera un buen tamaño objetivo pero no es perfecto. Es posible que debas ajustar esta cifra si algún mes tuviste gastos inusualmente altos debido a eventos únicos, como una compra grande.
Nota: Algunas pequeñas empresas prefieren usar un estado de pérdidas y ganancias en lugar de un estado de flujo de efectivo. Si bien es un método más simple, también puede conducir a una reserva insuficiente.
b) Construye la reserva
Construir la reserva de efectivo es simple pero requiere disciplina. Deposita un porcentaje de tus ganancias en la cuenta de reserva de efectivo regularmente hasta que alcances la cantidad deseada. Tus circunstancias deben determinar el porcentaje que depositas en la cuenta bancaria.
c) Usa una cuenta separada
Sugerimos mantener el fondo de emergencia de la empresa en una cuenta bancaria separada de las otras cuentas. Esta cuenta debe utilizarse únicamente para la reserva de efectivo de emergencia. No debe usarse para nada más. Así es mucho más fácil llevar el control y no “tomar prestado” dinero sin querer.
4. Cómo usar una reserva de efectivo
Debes usar los fondos de la reserva de efectivo solo para gastos comerciales que no puedes cubrir con tu cuenta operativa regular. Siempre rellena la reserva lo más rápido posible después de usarla. Esto asegura que la cuenta vuelva a su valor original y esté lista para usarse nuevamente. El mayor error que cometen los dueños de negocios es usar sus reservas de efectivo de emergencia para situaciones que no son de emergencia. No utilices los fondos de la cuenta de reserva para asegurar nuevos contratos o realizar nuevas inversiones. Este no es su propósito. La cuenta debe usarse solo para emergencias.
5. Las reservas de efectivo afectan el crecimiento
Hay un costo de oportunidad de tener fondos estacionados en una reserva de efectivo. Esos fondos no se pueden usar para comprar equipos y suministros, agregar nuevos empleados o asegurar nuevos negocios. En consecuencia, tendrás que renunciar al crecimiento empresarial. Esta es una realidad que muchos dueños de negocios tienen que aceptar.
Una forma de manejar esta situación es complementar tu reserva de efectivo con una línea de crédito o un producto similar. Esta estrategia te permite usar la línea de financiamiento para hacer crecer el negocio mientras mantienes la reserva de efectivo en su lugar. Hay dos opciones que funcionan bien para las pequeñas y medianas empresas.
a) Línea de crédito de cuentas por cobrar
La línea de crédito respaldada por cuentas por cobrar te permite apalancar hasta el 85% de tus cuentas por cobrar. Las empresas pueden obtener esta solución a través de un préstamo basado en activos o utilizando financiación del libro mayor de ventas. Estas soluciones funcionan mejor para empresas que facturan un mínimo de $300,000 por mes y tienen un departamento de cuentas por cobrar bien establecido.
b) Factoraje de facturas
Las empresas que no pueden calificar para el financiamiento del libro mayor de ventas deben considerar el factoraje de facturas. Esta herramienta te permite financiar facturas de pago lento de clientes solventes. Al igual que las líneas de financiación del libro mayor de ventas, mejoran tu flujo de caja. Sin embargo, las líneas están estructuradas de manera diferente y están disponibles para pequeñas y nuevas empresas. Estas líneas son proporcionadas por empresas de factoraje.
En conclusión, una reserva de efectivo es uno de los recursos más importantes que una empresa puede desarrollar. Brinda estabilidad financiera a la empresa y le permite manejar los problemas de flujo de efectivo de manera más efectiva. Las empresas deben tener entre 3 y 6 meses de gastos como reserva. Sin embargo, esta es una guía general. Debes construir una reserva que te permita operar cómodamente en tu industria. Por último, puedes complementar una reserva de efectivo con soluciones de financiamiento externo, como una línea de crédito, el financiamiento del libro mayor de ventas o el factoraje.
