Tener dinero disponible es crucial para el funcionamiento de tu negocio. Sin embargo, en este mundo donde el crédito es tan utilizado, es fácil encontrarte con problemas de flujo de efectivo por falta de pago de clientes, malas previsiones de ventas o muchos otros factores. La buena noticia es que con un poco de planeación y disciplina, puedes disminuir seriamente la posibilidad de tener este problema.
La mayoría de las empresas pequeñas enfrentan un problema de flujo de efectivo en un momento u otro. Afortunadamente, la mayoría de los problemas de esta índole se pueden prevenir con un poco de preparación y la estrategia adecuada. Este artículo enumera las 12 causas más comunes de problemas de flujo de efectivo, junto con formas de resolverlas.
1. No tener una reserva de efectivo
La mayoría de las pequeñas empresas tienen una reserva de efectivo inadecuada. O peor aún, no tienen ninguna reserva de efectivo. Esta situación deja a las empresas no preparadas para afrontar circunstancias inesperadas y emergencias. Una reserva de efectivo inadecuada es probablemente la causa más común de problemas de flujo de efectivo. También es el más sencillo de resolver. Una reserva de efectivo adecuada te permite afrontar emergencias a corto plazo. También te permite concentrarte en administrar tu negocio durante tiempos difíciles, sin afectar las operaciones.
La solución es simple pero requiere disciplina. Comienza a crear una reserva de efectivo para tu negocio. Tener un presupuesto de gastos actuales y previstos ayuda en este proceso. Puedes utilizar el presupuesto para determinar el tamaño de la reserva. Dependiendo de tus circunstancias, crea tu reserva de efectivo para cubrir algunos meses de gastos comerciales. Tres meses es un número común utilizado por los expertos. Para crear la reserva, desvía una pequeña parte de tus ingresos a una cuenta de ahorros separada. Aumenta el valor de la cuenta hasta alcanzar un nivel que te proporcione comodidad. No utilices la cuenta para nada que no sea una emergencia.
2. Facturas que se pagan lentamente
Las facturas que se pagan lentamente son una causa común de problemas de flujo de caja. Como propietario de una pequeña empresa, debes ofrecer condiciones de pago de 30 a 60 días a los clientes. Sin embargo, las pequeñas empresas no siempre pueden permitirse el lujo de esperar tanto tiempo para recibir el pago. Necesitan dinero antes. Con el tiempo, la lentitud en los pagos crea un problema financiero que puede afectar seriamente tu negocio, incluso si está creciendo rápidamente.
Hay dos formas de resolver este problema. Una solución es ofrecer a los clientes un incentivo para que paguen más rápido. Ofrecer un 2% de descuento a cambio de un pago en 10 días puede motivar a los clientes a pagar rápidamente. Sin embargo, este incentivo debe negociarse directamente con cada cliente. Una alternativa es utilizar factoraje de facturas para financiar las facturas de pago lento. Este método mejora el flujo de caja de inmediato y te permite ofrecer condiciones de pago con confianza.
3. Deuda cara
Los pagos de deuda excesivamente elevados suelen provocar problemas de flujo de caja. En consecuencia, la empresa no puede afrontar la financiación actual. Este problema es común para las empresas que tienen adelantos de efectivo (también conocido como adelantos en efectivo para comerciantes) u otros préstamos de alto precio.
Si el costo de la deuda es demasiado alto y se lleva la mayor parte de tus ingresos, considera refinanciar el préstamo. Esta opción te permite reemplazar un préstamo con pagos altos por un préstamo nuevo con pagos más bajos. Los pagos se pueden reducir ampliando la duración de los plazos de pago, reduciendo la tasa de interés o ambas cosas. Si tienes varios préstamos, puedes lograr el mismo objetivo utilizando la consolidación de deuda (de la que hablamos en nuestra edición de octubre). La consolidación combina múltiples préstamos y los reemplaza con un nuevo préstamo único con pagos más asequibles.
4. Altos gastos generales
Los gastos generales son los costos de funcionamiento de una empresa que no están vinculados directamente para vender un producto o servicio específico. Ejemplos de gastos generales incluyen alquiler, teléfono, servicios públicos, etc. A veces, los gastos generales se salen de control en relación con los ingresos que produce la empresa. Los gastos generales elevados pueden perjudicar el flujo de caja de tu empresa y son particularmente desafiantes porque son persistentes. Estos gastos afectan tu flujo de efectivo todos los días hasta que se corrija el problema.
La solución a este problema es sencilla, pero no fácil. Audita tus gastos y reduce donde puedas. Ten cuidado de no recortar mucho, ya que ese enfoque también podría perjudicar a la empresa. Si no puedes recortar, considera opciones más baratas. De hecho, cada negocio debería auditar los gastos periódicamente para garantizar que los gastos generales se mantengan en línea.
5. Exceso de inventario
Este problema puede afectar a las empresas que fabrican bienes o a los revendedores que mantienen un almacén abastecido de productos. Si se fabrica o se compra demasiado producto, éste termina en los estantes y limita el flujo de caja.
El remedio es ajustar tu inventario para almacenar artículos durante el menor tiempo posible antes de venderlos o utilizarlos en el proceso de fabricación. La cantidad de producto que mantienes en stock depende de tu volumen, pronósticos de ventas, efectivo disponible y capacidades de los proveedores. Supervisa cuidadosamente los niveles de inventario. Tener productos clave agotados es una forma segura de perder clientes.
Las empresas que revenden productos también pueden utilizar la financiación de órdenes de compra o financiación de proveedores para financiar grandes ventas que excedan sus capacidades de flujo de caja. Cuando se utiliza correctamente, cualquiera de las soluciones puede mejorar tu flujo de caja y permitirte manejar los gastos de proveedores asociados con pedidos grandes.
6. Mala (o nula) contabilidad
La mayoría de los dueños de negocios temen manejar la contabilidad de sus negocios. Para muchos, es una actividad aburrida, que requiere mucho tiempo y no es “productiva”. Este tipo de pensamiento es un error. Tener una mala contabilidad (o ninguna) puede afectar gravemente a su negocio. No podrás realizar un seguimiento preciso de los pagos, depósitos ni de ninguna actividad financiera. También te impedirá conseguir financiación o incluso pagar impuestos correctamente.
Trabaja con alguien para configurar tu contabilidad y actualizarla. Una vez que estés actualizado, asegúrate de mantenerte así. Dependiendo del tamaño de tu empresa, considera subcontratar esta tarea o contratar a un contador.
7. Ignorar tus estados financieros
Mantener buenos registros contables no ayuda a tu empresa a menos que revises tus estados financieros con regularidad. Desafortunadamente, muchos dueños de negocios ignoran esta tarea y revisan los estados financieros sólo cuando tienen problemas financieros. Revisar los estados financieros te permite identificar problemas potenciales antes de que sucedan.
Revisa tus estados financieros como mínimo, una vez a la semana. Ten en cuenta que esto sólo es útil si tu sistema de contabilidad está actualizado. Te recomendamos revisar los siguientes rubros con especial antención:
- Antigüedad de cuentas por pagar
- Antigüedad de cuentas por cobrar
- Estado de flujo de efectivo
- Ganancias y pérdidas
- Hoja de balance
- Estados de cuenta bancarios
Si necesitas ayuda para comprender tus estados financieros, pídele ayuda a tu contador.
8. Previsión de ventas incorrecta
En previsión de mayores ventas, los propietarios suelen aumentar sus inversiones comerciales. Quieren capitalizar la demanda esperada. Si la demanda esperada nunca se materializa, la empresa enfrenta una pérdida financiera. Este escenario a menudo conduce a problemas de flujo de caja.
Todas las empresas incumplen las previsiones de ventas en un momento u otro. Es parte de poseer y tratar de hacer crecer una empresa. Sin embargo, hay maneras de disminuir los problemas de flujo de efectivo que a menudo surgen. Ellos son:
- Ten una reserva de efectivo para emergencias (consulta el punto 1).
- Maneja el crecimiento a través de la subcontratación (o empleados temporales) al principio.
- Implementa planes de crecimiento conservadores (en lugar de agresivos).
- Al principio, alquila activos adicionales en lugar de comprarlos.
9. Robo de empleados
El robo por parte de empleados es un problema grave que afecta el flujo de caja. El robo puede adoptar muchas formas y tamaños y puede ser muy difícil de detectar. Los ejemplos incluyen empleados que:
- Redirigen pagos y encubren entradas financieras relacionadas.
- Modificar facturas y embolsarse la diferencia.
- Robar productos a través de varios métodos.
- Robar dinero a través de la nómina (por ejemplo, tiempo no ganado o gastos comerciales).
Este problema es muy complejo. Puede ser difícil detectarlo y solucionarlo. Si sospechas que has sufrido un robo por parte de empleados, considera trabajar con un profesional. Los pasos que puedes seguir para minimizar el robo por parte de los empleados incluyen:
- Procedimientos de selección sólidos para contratar nuevos empleados.
- Controles y contrapesos para empleados que trabajan en puestos sensibles. Tener dos empleados a cargo de tareas críticas (“el sistema de compañeros”) funciona bien para evitar la deshonestidad.
- Utiliza cámaras de vídeo en áreas clave.
- Audita todo regularmente.
10. Demandas estacionales
Los negocios estacionales requieren una cuidadosa gestión y planificación del flujo de caja. De lo contrario, puedes acabar teniendo problemas de liquidez durante la temporada baja. Hay algunas cosas que puedes hacer para gestionar esta situación con éxito. En primer lugar, establece un fondo de reserva, el cual te ayuda a cubrir los gastos durante la temporada baja. Además, establece un proceso para comenzar a pronosticar las ventas y los gastos con precisión. Este paso te permite crear tu reserva de efectivo correctamente y planificar en consecuencia. Por último, tu empresa también puede utilizar una línea de crédito para ayudar con los gastos durante la temporada baja. Sin embargo, utilizar una línea de crédito debe ser el último recurso.
11. Demasiadas deudas incobrables
La deuda incobrable ocurre cuando vendes un producto o brindas un servicio a un cliente que no paga. La deuda incobrable presenta un daño evidente a tu flujo de caja y a tu rentabilidad.
La solución a este problema es revisar el crédito comercial de sus clientes antes de extender las condiciones de pago. Proporciona términos solo a clientes que tengan buen crédito y un historial de pagos sólido. Otros deberían pagar por adelantado hasta que hayan creado un historial con tu empresa. Cierto es que esta estrategia puede costarle algunas ventas. Sin embargo, solo te cuesta los clientes que se consideraban riesgos crediticios desde un principio.
12. Márgenes brutos insuficientes
Las pequeñas empresas a veces venden sus productos y servicios a precios tan bajos que tienen márgenes brutos bajos o negativos. Este escenario suele ocurrir en entornos altamente competitivos con presión constante sobre los precios. Por lo general, afecta a los propietarios de pequeñas empresas que no tienen una comprensión clara de sus costos.
Para resolver este problema, audita todos tus productos y servicios para determinar el costo total de entrega de tus productos y servicios. Este paso es difícil pero necesario. Una vez que hayas determinado el costo total, haz lo siguiente:
- Si puedes, aumenta los precios de los productos/servicios que tienen márgenes débiles.
- Si no puedes aumentar los precios, considera eliminar productos/servicios que tienen márgenes débiles.
- Asegúrate de que todas las propuestas fijen el precio de tus productos de acuerdo con su costo.
Los problemas de flujo de caja pueden ser graves y amenazar tu capacidad para permanecer en el negocio. Si no tienes experiencia financiera directa, considera trabajar con un contador público certificado o un experto financiero para que te ayude a determinar qué problemas tienes y cómo resolverlos.
