Muchas flotas prefieren que un tercero se encargue del mantenimiento de sus camiones pues así pueden concentrarse únicamente en lo que les deja dinero. Pero sin una comunicación adecuada, esto puede ser más una carga que un alivio. ¡No dejes que te pase a ti!
La colaboración es un componente clave en las operaciones de flotas, pero cuando trabajas con tallers de servicios de terceros, pueden surgir problemas de comunicación que provoquen falta de trabajo, trabajo repetido, tiempo de inactividad prolongado y facturación inexacta. Tecnologías como el software de gestión de flotas pueden ayudar a las flotas a aprovechar una gran red de proveedores de mantenimiento mientras mejoran la comunicación relacionada con el servicio, aprueban automáticamente tareas de servicio comunes y consolidan la facturación, reduciendo el tiempo de inactividad.
Para muchas flotas, el costo y la disponibilidad de recursos influyen en gran medida en la decisión de subcontratar el mantenimiento. Para flotas de camiones extensas, esta suele ser la mejor opción, al menos en algunas ubicaciones. Desafortunadamente, la falta de comunicación en torno al mantenimiento y las reparaciones es uno de los principales factores que contribuyen a una mala… y costosa experiencia general.
Umair Tahir, director de flota de la empresa de logística y entrega DeliverOL, con sede en Georgia, descubrió de primera mano lo frustrantes que pueden ser estas interrupciones en la comunicación. “Cuando comencé, usábamos mil talleres diferentes”, dice. “Terminé asignando todo a nivel nacional a Pep Boys, así que no importa en qué parte del país estemos, tenemos esa cuenta y podemos enviar vehículos”, explica.
Antes de adoptar el software de gestión de flotas, Tahir dice que los talleres siempre llamaban o enviaban correos electrónicos, lo que causaba algunos problemas. “Si no me gustaba algo (como el precio, no era necesario hacer algo o tenían recomendaciones), tenía que devolverles el correo electrónico. Tenían que cambiarlo y luego enviarme un correo electrónico nuevamente hasta que nos poníamos de acuerdo.
“Empezamos a perder cosas aquí y allá: se extraviaron papeles del trabajo que ya se había realizado. No pudimos mantenernos al día con las piezas de garantía. A veces recibimos cinco o seis correos electrónicos solo por una orden de reparación. Eso fue un dolor de cabeza. Era un desastre tratar que una sola persona gestionara talleres en todo el país”.
Si bien consolidar todo el trabajo de servicio en una sola cadena puede ayudar enormemente a reducir los problemas de comunicación, construir una relación sólida con el taller (o talleres) que utilizas es prácticamente decisivo para una asociación exitosa.
Parte de esto incluye seleccionar el taller adecuado y trabajar con ellos para comprender claramente las expectativas, incluidos los niveles de descuento, la programación oportuna y la clasificación de reparaciones de alta prioridad.
Maximizar los beneficios de un sistema de gestión de flotas
Después de implementar un sistema de gestión de flotas y utilizar la función de integración del taller de mantenimiento del software, Tahir vio enormes mejoras en la colaboración del taller. “Definitivamente me he involucrado mucho más con los talleres, entendiendo su proceso: qué tan rápido pueden hacer las cosas”, explica.
“Todavía nos comunicamos todo el tiempo. El Software de Gestión de Flotas no le resta valor a eso. Todavía hablamos casi a diario sobre lo que se avecina y los cronogramas. Los chicos de los talleres suelen decir: ‘Te tenemos; sabemos cómo eres’, porque ellos empiezan a conocerte, y tú empiezas a conocerlos en cuanto a la forma en que te gusta hacer las cosas, cómo les gusta hacer las cosas a ellos, los precios que has fijado y cosas por el estilo”.
Independientemente de la táctica que utilices para realizar un seguimiento del servicio de activos, a continuación se ofrecen algunos consejos clave para mejorar la colaboración con las talleres:
1. Agilizar y consolidar la comunicación
Mantener la información de servicio junta y organizada hace la vida mucho más fácil, tanto en la flota como en los talleres. Unas hojas de cálculo de mantenimiento robustas son un gran recurso para las flotas que no utilizan ninguna solución de gestión de mantenimiento pero que aún necesitan realizar un seguimiento de un volumen significativo de datos de servicio. Incluso puedes agregar las notas necesarias sobre los servicios realizados, como recomendaciones de talleres para tareas de servicio adicionales. Tener estos datos disponibles puede ayudar a las flotas a abordar los problemas antes basados en el historial de servicio del activo y las notas acumuladas en el taller.
Con el software de mantenimiento y gestión de flotas adecuado, los talleres pueden comunicarse dentro de las órdenes de reparación digitales si tienen notas o recomendaciones adicionales. Esto es especialmente conveniente cuando un activo llega a un taller para una reparación y el taller ve que el activo tiene un servicio de mantenimiento preventivo programado que vence pronto. Pueden agregar esas tareas de mantenimiento a la orden de reparación para su aprobación, lo que reduce el tiempo total del activo en el taller. Las flotas también pueden establecer aprobaciones automáticas para órdenes de reparación según el tipo de servicio o el costo para un servicio más rápido. Un reciente informe de evaluación comparativa demostró que los usuarios de Software de Gestión de Flotas experimentan un tiempo promedio de resolución de problemas de 1.68 días.
2. Realiza un seguimiento del historial de servicios para estimar la duración del servicio
Este consejo va de la mano con el establecimiento de expectativas en los talleres. Para una medición realista de la duración de las tareas de servicio, es importante observar ambos historiales de servicio para obtener una estimación promedio y el tiempo de inactividad relacionado con el taller. El tiempo de inactividad relacionado con el taller te dará una buena idea de las ineficiencias en el proceso de servicio, ya sea que los conductores se queden sentados esperando a que se realice el pago de una factura, la incapacidad de realizar reparaciones de emergencia sobre la marcha o una programación deficiente.
Para determinar el tiempo de inactividad del taller, compara la duración promedio estimada de la tarea de servicio con el tiempo de un activo en el taller, que con suerte se registra en la orden de reparación. Cuando se utiliza un buen programa de software de mantenimiento, estos datos se recopilan automáticamente. Las flotas pueden establecer duraciones estimadas del servicio en las órdenes de reparación para que los talleres sepan el tiempo que esperan que tomen ciertas tareas.
Incluso puedes configurar y monitorear los estados de los activos, como “en el taller” o “esperando reparación” para estar al tanto del tiempo de inactividad relacionado con el taller y su origen. Trabajar con el taller en torno a la duración de las tareas de servicio puede ayudar a ambas partes a determinar cronogramas de servicio razonables que se ajusten a las necesidades de la flota sin sobrecargar la capacidad del taller.
3. Reducir los problemas de facturación
Pagar por servicio en lugar de mensualmente puede provocar pérdidas de producción y provocar tiempos de inactividad relacionados con los talleres, especialmente si los talleres no aceptan pagos por teléfono. Esto puede ser un gran problema para los conductores, ya que el tiempo es dinero. Algunos talleres ofrecen facturación mensual, lo que puede ayudar a las flotas a evitar tiempos de espera innecesarios y a que los conductores vuelvan a la carretera antes.
El software de gestión de flotas puede ayudar a las flotas a aprovechar la red de un proveedor de mantenimiento con una cadencia de facturación mensual incorporada que las flotas pueden utilizar para ahorrar tiempo en los ida y vuelta de los pagos y reducir el tiempo de inactividad.
Si bien aplicar estos consejos a la operación de tu flota de camiones puede ahorrarte mucho tiempo y dinero, también puede mejorar tu relación laboral con los talleres que utilizas. Y unas mejores relaciones pueden generar importantes beneficios para toda la flota.
